Como foi dada uma breve explicação no post sobre A Importância da Renovação de Documentos, neste post daremos uma explicação mais detalhada do que é Gestão Documental, como funciona e o porque ela é necessária.
Como sabemos, um empreendimento gera muitos documentos quase que diariamente e também entendemos o quão importante é mantê-los organizados e é exatamente nessa função de organização que entra a Gestão Documental.
Afinal o que é Gestão Documental?
Gestão Documental é a nomenclatura dada ao processo adotado pelas empresas para garantir a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de seus documentos oficiais.Simplificando, é o conjunto de medidas tomadas para organizar a documentação e facilitar a procura, o manuseio e a classificação da mesma.
Quais benefícios da Gestão Documental?
Sabemos que trabalhar com documentos exige dinheiro, seja para a preservação, envio ou até mesmo o armazenamento da documentação. Mas esses custos podem ser maiores caso não haja organização e nem planejamento, nestes custos estão contabilizados o tempo de pesquisa para achar os documentos, o risco de perda ou extravio da documentação, até mesmo da reimpressão caso seja necessário, entre outros casos.
Uma empresa documentalmente organizada é mais produtiva, pois não há tempo perdido em procura ou em processos burocráticos, assim o tempo é usado mais assertivamente em suas funções.
Com os documentos devidamente organizados e em condições de manuseio, a empresa sai ganhando, porque empreendimentos que demandam de muitas documentações em seus processos, não correm o risco de ter o processo paralisado, perda de prazo por falta de documento ou até mesmo a cópia estar errada ou em baixa qualidade, o que pode causar enormes prejuízos, como perda de contratos até mesmo causar prejuízos a imagem da empresa.
Todos os dados de crescimento da empresa ao longo dos anos devem estar documentados, pois são essenciais para a administração, marketing, jurídico, entre outros setores. Por isso essas informações devem estar devidamente catalogadas e arquivadas.
Quais as ferramentas utilizadas pela Gestão Documental?
São diversas as ferramentas que podem ser utilizadas para gerir os documentos do seu empreendimento, iremos listar algumas delas para facilitar sua gestão, a opção que mais irá se encaixar para sua empresa, variará do seu ramo de atuação.
Armazenamento em Nuvem:
Talvez seja o modo de armazenamento mais comum da atualidade, utilizado por pessoas e por empresas, a “Nuvem” é um servidor remoto, criado e disponibilizado por um empresa específica, que vai ser escolhida ao gosto do usuário e pela capacidade de espaço liberada pelo servidor.
Microfilmagem:
Consiste em registrar os documentos em imagens e armazená-las em microfilmes, é um dos métodos mais seguros e eficazes para manter a documentação em segurança e organizada, por conta de ocupar pouco espaço, sem contar que é um do métodos com maior durabilidade por conta do material.
Gerenciamento eletrônico de documentos:
Essa modalidade de armazenamento consiste em transformar todos os documentos em arquivos digitais e armazená-los em CPU’s ou softwares de escolha do usuário.
Armazenamento físico:
Esse é o modo mais comum e antigo de armazenamento, consiste em ter todas as documentações impressas e separar em armários-arquivos, por ordem alfabética. Sendo o modo menos seguro por conta de ser manuseado manualmente, podendo estragar, rasgar, perder ou até mesmo sucumbir pro ambiente que está armazenado.
